Kendt softwarebehov
Ved anskaffelse af et nyt system til løsning af et kendt behov, hvor behovet kan defineres tydeligt i form af krav og ønsker til funktionalitet og leverance, kan det være en fordel af have en mere formel og lukket proces, hvor krav i højere grad på forhånd er fastsat. Det vil ofte være en fordel, at undgå store udviklingsprojekter, da disse er omkostningstunge og risikofyldte.
Her er det vigtigt at leverandøren gennemgår en række leverance- tests, således at det sikres at detaljerne er på plads.
Nyt softwarebehov
Ved anskaffelse af et nyt system til løsning af et nyt behov (eksempelvis asset management), hvor der ikke er en klar definition af behov, krav og funktionalitet, kan det være en fordel af have en åben, uformel og direkte dialog med flere leverandører, som sammen kan give indspil til hvordan selve opgaven kan løses.
I eksemplet med anskaffelse af et system, til håndtering af asset management, kan der tages fat i leverandører af IT løsningen inden for GIS, driftsadministration og økonomi. Dette giver mulige veje til at løse behovet for asset management. Det kan accepteres at løsningsdefinitionen er løs og uden helt skarpe leverancer.
