IT anskaffelsen fra helvede

Har I oplevet at stå med et dyrt abonnement på et IT system, som I ikke anvender i det daglige arbejde? I er ikke alene. Det ses ofte. Her giver vi en kort introduktion til hvordan I undgår, at en IT anskaffelse fejler.

 

Forstil jer scenariet her, hvor direktøren tager sagen i egen hånd:

Direktøren er draget på messe. Han er ankommet dertil med et åbent sind og føler sig inspireret af alle de mange IT løsninger der eftersigende kan løse alle jeres organisations problemer.

Han møder en sælger der virkelig kan sætte sig ind i jeres organisation og sammen med direktøren finder de en samlet IT løsning der rummer et hav af muligheder. Til sammen løser IT systemet et problem som direktøren længe har observeret i organisationen. Der bliver givet håndslag og købt.

I organisationen ved ingen medarbejdere hvad der er reelt er aftalt og købt. Men en dag kommer der en IT leverandør og installerer et system som nu skal være problemløsende. Direktøren fortæller gladelig om det nye smarte køb, og viser kort hvad han har set at det kan. Men hverdagen sætter ind. Direktøren har travlt og beder de medarbejdere der normalt arbejder på det problemramte område, om at adaptere IT løsningen.

I tiden efter gør medarbejderne en god indsats for at lære at anvende løsningen. Men uden at kende alle mulighederne i et nye system, vender de langsomt tilbage til de gamle løsningsmuligheder og IT systemet bliver nu kun anvendt minimalt. Dog tikker der hver måned en regning ind fra leverandøren med dyre abonnementsomkostninger. Og inden længe kommer der også reminders om nødvendige opdateringer for at IT systemet kan anvendes korrekt.

Det er et HELT almindeligt eksempel på en IT anskaffelse fra helvede, som sker på tværs af alle sektorer.

Hvad kan I selv gøre?

For at undgå at stå i den situation, bør man som organisation aldrig indkøbe et IT system som impulskøb. For at opnå et succesfuld indkøb, er det afgørende at I har forholdt jer til hvilket behov IT systemet skal dække.

Samtidig kan det anbefales at tage et kig på jeres nuværende systemlandskab, og overveje om nogle af jeres eksisterende IT systemer ville kunne dække dette behov.

Står I allerede i den uheldige situation at have anskaffet et IT system, som ikke bliver anvendt. Eller ikke opfylder jeres egentlige behov. Så tag en snak med leverandøren om at få lavet jeres aftale om. De er ofte klar til at forhandle jeres betingelser, eller foretage en reimplementering på gode vilkår. Dog er det naturligvis er nemmere at gøre inden aftalen indgås.

ROXOE Consulting arbejder jævnligt med forsyningsselskaber der står i den situation at have indgået en aftale på de forkerte præmisser, eller har foretaget en IT anskaffelse ud fra impulsiv lyst frem for behov. Læs her om vores kogebog til det gode IT indkøb. Vi står altid klar til at hjælpe jer med at skabe en mere fordelagtig løsningssammensætning eller foretage indkøb i samarbejde med jer.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *