Husk nu at planlægge

Nyt IT- system uden PLANLÆGNING kan koste enorme ressourcer

Står du og skal foretage et IT indkøb? Så må du ikke være i tvivl om, hvad det overskyggende nøgleord skal være: Planlægning.

Planlægning af processen ved køb af nyt IT system, er vigtigere end de fleste i første omgang antager. Særligt vigtigt er det at virksomheden har gjort op med sig selv, hvilket behov og hvilken rolle et nyt IT system skal understøtte. Specielt i den daglige drift og styring.

Den simpleste metode til at få afklaret behovet for nyt IT system, er ved udarbejdelse af en behovsopgørelse. Her går man som ledelse ind og definerer, hvilket ‘hul’ eller behov IT systemet skal kunne udfylde/ understøtte i hverdagen, organiseringen omkring IT systemet.

Behovsopgørelsen kan beskrives som det initierende skridt i planlægningen af IT indkøb. Samtidig er det den mest afgørende fase, der danner grundlag for resten af planlægning.

Under forudsætning af at det forretningsmæssige behov er identificeret og fastlagt så er nedenstående et godt udgangspunkt at starte fra:

5 vigtige elementer i planlægning af IT indkøb

Ved planlægning af IT systemindkøb, er der 5 punkter, der skal være grundigt overvejet inden man som forsyning, bevæger sig over til selve indkøbsprocessen.

  • Markedsafdækning; det er essentielt at have afsøgt hvilke muligheder der findes på markedet. Dette kan gøres i større eller mindre doser. Husk dog at for mange og for kraftige indtryk kan påvirke processen uhensigtsmæssigt. Dette ved at sløre det arbejde der er lagt i behovsopgørelsen og flytte fokus til forskellige løsninger og teknologi. Ofte vil leverandører have mange idéer at byde ind med. De kan lyde både attraktive og innovative. Dog er det afgørende at have sin behovsopgørelse med sig i hele processen.
  • Kravspecificering; her kan der være valgfrihed imellem en fast eller en mere fleksible kravspecifikation. Det er dog essentielt at man som virksomhed kan formulerer, hvad der er virksomheden mangler af funktionalitet eller vil opnå forretningsmål igennem IT Systemet.
  • Aftalegrundlag; rammerne for et aftalegrundlag bør være velovervejede inden virksomheden bevæger sig ud i et indkøb af en hvilken som helst slags. Derfor også ved indkøb af IT systemer. Det anbefales at tænke cirkulært og bringe et vugge til vugge princip ind anskaffelsen. Det betyder at der tages stilling til IT systemets levetid, samt mulighed for afvikling og erstatning af et nyt eller eksisterende IT system. Det er også i overvejelserne for aftalegrundlaget virksomheden gør op, hvilket forhold der forventes til leverandøren(e).
  • Projektorganisation; som skal modtage og implementere IT systemet i samarbejde med leverandørerne. Her kan man med fordel anvende en dedikeret og øvet projektleder der har erfaring med implementering af IT systemer. Der bør være et overlap af personale til den vigtige og oversete driftsorganisation allerede her, således at driften af IT systemet er tænkt ind i implementeringen.
  • Driftsorganisationen; allerede i planlægningsfasen er det relevant at medtænke hvilken organisering der vil være omkring driften. Det gælder også anvendelsen af IT systemet, når projektet er afsluttet og alle projektdeltagere er videre med nye opgaver.

Hvis ovenstående elementer inddrages i planlægningen af IT indkøb, skabes der grundlag for det korrekt niveau af styring af indkøbet og implementeringen. Læs evt. blogindlægget Kogebog til det gode IT indkøb for mere inspiration.

Husk det nu

Dette kan koste penge, tid og kan trække meget store veksler på såvel kunder som medarbejdere, såfremt et eller flere elementer i planlægningsfasen bliver nedprioriteret eller udelukkede. Impulsivitet eller en begejstringsdrevet købsproces kan hurtigt blive et organisatorisk og kostbart mareridt. Specielt hvis virksomheden forsømmer den initierende behovsopgørelse samt planlægningsfasen.

Hvad indebærer god og rettidig omhug i planlægningen af nyt IT system så egentligt? Jo, det indebærer at man som virksomhed har gjort op med sig selv, hvad IT systemet skal kunne understøtte i hverdagen, organiseringen omkring IT systemet og hvilket forhold virksomheden vil have til den givne leverandør(er) der skal levere IT systemet.

En tanke om “Husk nu at planlægge

  1. Pingback: Skab succes med digitalisering uden at ødelægge den digitale kunderejse

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *