Kogebog til det gode IT indkøb

Står du og dit forsyningsselskab og skal i gang med at fortage nye IT indkøb?

Så har du formentlig opdaget at det kan være en større opgave at begive sig ud i og måske har du erfaret at forhandlingsteknikken ikke altid giver den bedste aftale. Med fokus på omstændighederne omkring dit IT indkøb fremfor din forhandlingsteknik, skaber du langt bedre resultater.

Ofte er der en stor risiko profil ved foretagelse af IT indkøb. Når der skal vælges IT leverandør, oplever mange hurtigt at der pludselig findes mange nye IT features som kan forvirrer og at der er et stærkt fokus på argumenteret værdiskabelse fra IT leverandørernes side.

Nogle af de risici du bør være opmærksom på ved indkøb af nyt IT system, er som følgende:

  • Hvis IT systemet ikke bringes i anvendelse
  • Hvis implementeringen ikke lykkes
  • At scope eller behov for løsningen flytter sig igennem indkøbsprocessen

Behovsopgørelse

Ved at lægge fokus, afsætte tid og ressourcer til udarbejdelse af en grundig behovsopgørelse inden du går i gang, vil der komme afklaring omkring hvilke forretningsbehov IT indkøbet egentligt skal dække. I denne planlægning og behovsopgørelse er det vigtigt at du medtænker og tager stilling til både strukturelle-, funktionelle- og processuelle behov.

En overvejelse omkring hvad der skal være valgkriterier for den fremtidige løsning/ leverandør er også vigtig. Eksempelvis nedenstående emner er ofte med:

  • Pris 
  • Løsningskvalitet, funktionalitet i løsning 
  • Proceskvalitet, hvor stærk er leverandøren i projektet og analyser 
  • Servicering i drift, hvordan og hvor meget skal løsningen serviceres efter projektet
  • Andre faktorer som f.eks. Referencer, klimavinkel, CSR, leverandørens økonomi mv.
SE PROJEKTOVERSIGT

Aftalegrundlag

Det kan være en udfordring at vælge den helt rigtige leverandør til at opfylde et behov for ny IT system. Her vil den grundige behovsopgørelse igen komme til gavn. Denne bør bruges som initierende dialog-grundlag med potentielle leverandører. 

Aftalegrundlaget vil oftest være bygget på enten standard kontraktmodel (k01, K02 eller K03 kan tjene som et godt grundlag), egen formulering eller måske leverandørens formulering. Ved valg leverandørens formulering anbefales det kraftigt at være særlig opmærksom og nøjagtig, når aftalegrundlaget gennemgås.

Husk at indkøbet kan være omfattet af udbudslovgivningen og kan kræve konkurrenceudsættelse eller udbud.

Implementering

De elementer du skal medtænke, når nyt IT system skal implementeres, er

  • Projektledelse
  • Medarbejderressourcer
  • Infrastruktur
  • Forventet internt budget
  •  Tidsplan
  •  Slutteligt bør en risikovurdering af projektet også indgå 

Ydremere bør uddannelse af personale, ledelsesforankring, medarbejderengagement, test af software m.v. også forventes at spille en væsentlig rolle.

En god tommelfingerregel er at du bør se på et kunde/leverandørforhold som 1:3 i implementeringsprocessen. Det betyder at du som forsyningsselskab skal forvente at levere 3 x så meget information og lægge 3 x så meget tid i implementeringen som leverandøren. Det lyder af meget, men at forsøge at undgå eller minimere dette og skyde ansvaret over på leverandøren indeholder betydelige risici for et vellykket projekt.

Drift

Når IT systemet er implementeret og er klar til at sætte i drift, er der yderligere elementer der skal medtænkes og indarbejdes, her er der bl.a. tale om infrastruktur, indpasning i systemlandskab og fokus på nøglemedarbejdere. 

Ydremere, kan det faktisk næsten ikke betones kraftigt nok at indtænke driften og udviklingen af IT system allerede i købsfasen. Faktisk så meget at ROXOE Consulting planlægger mere information om dette senere.

Ved at inddrage ovenstående i processen omkring indkøb af en IT løsning, står man som forsyningsselskab som en særdeles velforberedt og kompetent indkøber. Der er skabt en betydelig større forhandlingsstyrke og en større sandsynlighed for et godt resultat, når projektet er afsluttet.
God købelyst

Digitaliseringsstrategi
IT Anskaffelse
IT Projektledelse

2 tanker om “Kogebog til det gode IT indkøb

  1. Pingback: Nyt IT- system uden planlægning koster ressourcer | Procesplanlægning

  2. Pingback: En IT anskaffelse kan være udfordrende og bør ske på det rette grundlag

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *